Fachspezialist/in Geschäftsverwaltung / Sachbearbeiter/in im Büro des Departementsvorstehers

Das Generalsekretariat EDA sucht:

80 - 100% / Bern

Im Rahmen der Stelle sind Sie verantwortlich für die Einhaltung der verwaltungsinternen Arbeitsabläufe des EDA und gestalten diese mit. Ihre Arbeit erledigen Sie in engem Kontakt mit unseren Kunden und beraten Mitarbeitende des GS-EDA betreffend elektronischer Aktenführung. Sie übernehmen Qualitätssicherungsaufgaben, unterstützen den Dienst Geschäftsverwaltung bei der Bearbeitung von Ämterkonsultationen sowie der Anmeldung und Übernahme von Bundesratsgeschäften mit und von der Bundeskanzlei. Weiter helfen Sie mit bei der Erstellung der wöchentlichen Traktandenliste des Bundesrates, der Registrierung und Aktenverwaltung sowie der Redaktion einfacher Korrespondenz für den Departementsvorsteher.

Ihre Aufgaben

• Bearbeitung von Ämterkonsultationen für das Departement
• Anmeldung und Übernahme von Bundesratsgeschäften bei und von der Bundeskanzlei
• Erstellen der wöchentlichen Traktandenliste des Bundesrats und Einreihung der Geschäfte gemäss EXEBRC der Bundeskanzlei, mittels Office und GEVER Applikationen
• Kontrolle der Dossierführung und der Umsetzung weiterer Vorgaben der im Departement gültigen Organisationsvorschriften OV
• Ablösung Registratur und Erledigung einfacher Korrespondenz für das Vorzimmer des Departementsvorstehers.

Ihre Kompetenzen

• abgeschlossene Ausbildung im Bereich Information und Dokumentation (I+D) oder als Kaufmann/Kauffrau (Eidg. Fähigkeitszeugnis)
• mehrjährige Erfahrung im Bereich elektronische Aktenführung,
• ausgeprägte Affinität zu IT-Anwendungen
• redaktionelles Geschick
• selbständige, initiative und ergebnisorientierte Arbeitsweise
• hohe Leistungsbereitschaft, ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis
• flexibel in Bezug auf die Arbeitszeiten im Rahmen der Fluktuation der Geschäfte
• gute mündliche und schriftliche Kenntnisse zweier Amtssprachen. Die Ausübung der Funktion erfordert gute schriftliche Kenntnisse der französischen Sprache.

Zum Arbeitgeber

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.

Das Generalsekretariat (GS) unterstützt und berät als Stabstelle den Departementsvorsteher in seiner täglichen Arbeit. Es bereitet die Geschäfte für Parlament und Bundesrat vor und informiert die Öffentlichkeit über die Aktivitäten des Departements. Zudem unterstützt es das Vertragsmanagement im EDA, führt das Compliance Office und prüft die Effektivität des Risikomangements, der Kontrollen sowie der Führungs- und Überwachungsprozesse. Ausserdem stellt es die Chancengleichheit im EDA sicher und behandelt alle historischen Fragen, die das Departement betreffen. Dem Generalsekretariat unterstellt ist zudem Präsenz Schweiz, welche die Strategie des Bundesrats für die Landeskommunikation der Schweiz umsetzt.

Die Bundesverwaltung achtet die unterschiedlichen Biografien ihrer Mitarbeitenden und schätzt deren Vielfalt. Gleichbehandlung geniesst höchste Priorität.

Da die französische Sprachgemeinschaft in unserer Verwaltungseinheit untervertreten ist, freuen wir uns über Bewerbungen von Personen dieser Sprachgemeinschaft.

Ihr Arbeitsort: Bundeshaus West, Bundesgasse 1, 3003 Bern

Weitere offene Stellen